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Vorlage - /2015/050-5  

Betreff: Ratsinformationssystem ALLRIS;
Einführung des digitalen Sitzungsdienstes
Status:öffentlich  
  Bezüglich:
/2015/050
Federführend:Fachbereich II - Verwaltungsdienste Beteiligt:Fachbereich III - Familie, Bildung, Soziales und Integration
Beratungsfolge:
Hauptausschuss
07.12.2015 
Sitzung des Hauptausschusses zur Kenntnis genommen   
Stadtvertretung der Stadt Glückstadt
10.12.2015 
Sitzung der Stadtvertretung der Stadt Glückstadt zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlage/n
Anlagen:
1) Nutzungsvereinbarung mobile Endgeräte (Apple iPAD)  
2) Nutzungsvereinbarung Internetzugang  
3) Einverständniserklärung zur digitalen Übermittlung von Gremienunterlagen  

Sach- und Problemdarstellung:

In der Sitzung der Stadtvertretung am 15.10.2015 wurde die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes zum 01.01.2016 beschlossen. Ab diesem Zeitpunkt werden Sitzungsunterlagen nur auf speziellen Wunsch der Gremienmitglieder in Papierform zugestellt.

Hierzu wurden alle Stadtvertreterinnen und Stadtvertreter sowie alle bürgerlichen Mitglieder der Ausschüsse der Stadt Glückstadt angeschrieben und um eine persönliche Erklärung gebeten mit folgendem Ergebnis:

 

  1. 35 Gremienmitglieder haben auf den Papierversandt verzichtet und nutzen zukünftig ausschließlich das Ratsinformationssystem „ALLRIS“.
  2. 14 Gremienmitglieder wünschen weiterhin sämtliche Sitzungsunterlagen in Papierform.
  3. 24 Gremienmitglieder erhalten zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen des Sitzungsdienstes von der Verwaltung beschaffte Tablets in der Variante Apple iPAD Air.
  4. 14 Gremienmitglieder nutzen eigene mobile Geräte.

 

Die beschafften iPADs werden vorkonfiguriert und voraussichtlich ab der 51. Kalenderwoche mit einer persönlichen Ersteinweisung durch die IT-Abteilung der Stadt Glückstadt ausgehändigt. Herr Schröder wird hierzu Terminabsprachen für ca. zwei Stunden vereinbaren.

In Verbindung mit der Aushändigung ist eine Nutzungsvereinbarung (Anlage 1) abzuschließen. Die Nutzer der eigenen mobilen Geräte erhalten eine Nutzungsvereinbarung über den Internetzugang (Anlage 2).

 

Bedingt durch die Festtage und der Erreichbarkeit der 24 Gremienmitglieder werden die Einweisungen ggf. noch bis Ende Januar stattfinden, so dass die Umsetzung des Beschlusses zum 01.01.2016 nicht in allen Fällen abgeschlossen sein wird.

 

Die erforderliche Anpassung der Geschäftsordnung ist für die geplanten Sitzungen des Kommunalausschusses am 03.02.2016 und der Stadtvertretung am 25.02.2016 vorgesehen. Eine Einverständniserklärung zur digitalen Übermittlung von Gremienunterlagen (Anlage 3) ist vorab mit der Nutzungsvereinbarung abzugeben.

 

 

 


Anlagenverzeichnis:

 

1)     Nutzungsvereinbarung mobile Endgeräte (Apple iPAD)

2)     Nutzungsvereinbarung Internetzugang

3)     Einverständniserklärung zur digitalen Übermittlung von Gremienunterlagen

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 1) Nutzungsvereinbarung mobile Endgeräte (Apple iPAD) (923 KB)      
Anlage 2 2 2) Nutzungsvereinbarung Internetzugang (919 KB)      
Anlage 3 3 3) Einverständniserklärung zur digitalen Übermittlung von Gremienunterlagen (893 KB)