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Vorlage - /2015/050  

Betreff: Ratsinformationssystem ALLRIS;
hier: Umstellung auf papierlosen Versand und Einsatz von iPads
Status:öffentlich  
Beratungsfolge:
Hauptausschuss
20.04.2015 
Sitzung des Hauptausschusses zurückgestellt   
13.07.2015 
Sitzung des Hauptausschusses geändert beschlossen   
Stadtvertretung der Stadt Glückstadt
15.10.2015 
Sitzung der Stadtvertretung der Stadt Glückstadt geändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

Im ersten Schritt werden ab 01.06.2015 Sitzungsunterlagen (Drucksachen - Mitteilungen und Beratungsvorlagen -, Einladungen, Niederschriften, separate Anlagen, Informationsschreiben, separate Einladungen für Arbeitsgruppen usw.) nur noch über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Es wird damit kein Versand der entsprechenden Unterlagen in Papierform mehr erfolgen.

 

Ausgenommen hiervon sind Mandatsträger, die über keinen E-Mail-Anschluss verfügen.

 

Die Einführung einer digitalen Gremienarbeit mit iPads (oder anderen Medien) wird zum 01.09.2015 umgesetzt. Hierfür werden seitens der Stadt Glückstadt für die Stadtvertreter ausschließlich iPads zur Verfügung gestellt.

 

Dies könnte auf die bürgerlichen Ausschussmitglieder erweitert werden.

 

 


Sach- und Problemdarstellung:

Das Ratsinformationssystem ALLRIS wurde zur Kommunalwahl 2013 bei der Stadt Glückstadt (und damit auch für den Schulverband Glückstadt) eingeführt. Weiterhin erhalten alle Mandatsträger die Sitzungsunterlagen freitags in Papierform.

 

Die Umstellung des Sitzungsdienstes auf das neue System hat rund 14.200,00 € gekostet und gerade im Bereich des Sitzungsdienstes zu einem optimierten Verwaltungsablauf geführt. Der Sitzungsdienst kann nunmehr jederzeit erkennen, wo und in welchem internen Status sich die Drucksachen befinden. Die Erstellung der Tagesordnung für eine anstehende Sitzung wird dadurch vereinfacht, dass für die Einladungsschreiben die in ALLRIS erstellten Drucksachen den Betreff der entsprechenden Vorlagen automatisch berücksichtigen. Neben weiteren Aspekten ist damit insgesamt festzustellen, dass eine Steigerung der Effektivität bei der verwaltungsinternen Organisation der Gremienarbeit sowie der Betreuung der Mandatsträger eingetreten ist. Die jährlichen Kosten für die Softwarepflege betragen rund 3.750,00 €.

 

Zusätzlich hat die Einführung des Ratsinformationssystems dazu geführt, dass die Mandatsträger schneller, einfacher und gezielter auf Sitzungsunterlagen zugreifen konnten und damit die Sitzungsarbeit vereinfacht wurde (z.B. für Recherchen).

 

Alle Mandatsträger wurden zwecks Einführung in das neue Ratsinformationssystem am 24.03.2013 zu einer Informationsveranstaltung eingeladen.

 

Mittlerweile sind nun wieder 2 Jahre vergangen, so dass sich alle mit dem neuen System vertraut machen konnten und nunmehr neue Details vorgestellt werden können, die den Umgang mit ALLRIS noch einfacher und praxisnaher machen (hierzu erfolgt eine separate Einladung - vorgesehen ist eine zusätzliche Informationsveranstaltung am 21.05.2015).

 

Das neue Ratsinformationssystem hält noch einige Vereinfachungsmöglichkeiten vor, die in der anstehenden Informationsveranstaltung dargestellt werden sollen. Dies wären u.a.: automatische E-Mail Benachrichtigungen, Einstellungen eines persön­lichen Kalenders für alle Sitzungstermine, Stand der Beratungen, Beschluss­ausführungen, einheitlicher Sitzungskalender, Schnellprotokollierung, schnelle Informationen zu Sitzungen und Drucksachen nach Fertigstellung der Nieder­schriften, persönliche Arbeitsmappen, Nutzung der E-Mail -Kontakte innerhalb des Ratsinformationssystem zwecks direkten Austausch von Informationen unter den Politikern sowie Fraktionen, Sitzungs-App usw..

 

Ziel ist es aus den v.g. Aspekten, dass die Öffentlichkeit noch umfassender über den Stand der erfolgten Beschlüsse und Sitzungen informiert wird.

 

Der Personalaufwand für die Einführung des neuen Ratsinformationssystems war nicht unerheblich. Bei der Einführung waren letztendlich zwei Beschäftigte hauptverantwortlich, neben drei weiteren Personen, die eingebunden waren.

 

Im Rahmen der Haushaltsberatungen wurde mehrfach bereits vorgeschlagen, auf den Versand der Papierunterlagen zu verzichten. Seit der Einführung des Ratsinformationssystems wurde daher die Anzahl der versandten Sitzungsunterlagen festgehalten.

 

Im Zeitraum von 01.01.2014 bis 30.11.2014 wurden insgesamt 81.916 Kopien für den Versand der Sitzungspost (ohne separate Arbeitsgruppen und entsprechenden Unterlagen) erstellt. Bei einem Verzicht, diese Sitzungsunterlagen zu versenden, könnten daher rund 1.600,00 € eingespart werden.

 

Des Weiteren können durch die ausschließlich digitale Bereitstellung der Sitzungsunterlagen auch Portokosten eingespart werden. Die Ersparnis liegt bei rund 2.500,00 €.

 

Von den insgesamt 60 ehrenamtlich tätigen Politikern (23 Stadtvertreter und 27 bürgerliche Mitglieder), die regelmäßig mit allen Sitzungsunterlagen in Papierform versorgt werden, haben lediglich drei keine E-Mail-Adresse.

 

Der Ratssaal ist bereits mit einer sicheren und ausreichenden WLAN-Verbindung ausgestattet. Die entsprechenden Zugangsdaten wurden jedem Mandatsträger mitgeteilt, sodass damit jeder selbst entscheiden kann, ob bei den Sitzungen ein Laptop bzw. iPad genutzt wird.

 

Seitens der Verwaltung wird empfohlen, dass für alle Stadtvertreter iPads kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Die einmalige Beschaffung von 23 iPads (inkl. Lizenzkosten) wird voraussichtlich bei rund 11.500,00 € liegen und hätte sich danach nach rund 3 Jahren amortisiert.

 

 


Finanzielle Auswirkungen:

Die Beschlussfassung hat dahingehend Auswirkungen, dass rund 4.100,00 € jährlich an Kopier- und Portokosten eingespart werden können.

 

Sollten iPads vorgehalten werden, werden zusätzliche Kosten fällig, die über den I. Nachtrag 2015 einzustellen sind.

 

 


Anlagenverzeichnis:

Keine Anlagen.