Vorlage - /2019/131  

Entscheidungen über die Aufhebung oder sonstige Beendigung einer Ausschreibung werden von dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin bis zu einem Wert von netto 100.000 €, ansonsten vom Fachausschuss getroffen, außer es ist kein Teilnahmeantrag oder Angebot eingegangen, das den Ausschreibungsbedingungen entspricht. Bei Aufhebung wegen wesentlicher Änderung der Vergabegrundlagen ist der Fachausschuss zu informieren.

Der Beschluss der Stadtvertretung vom 28.04.2005 zur Drucksache 2004/147 wird aufgehoben.

Die Stadtvertretung hat 2005 Vergabegrundsätze beschlossen:

Vergabeentscheidungen nach VOB (Bauleistungen) und VOL (Lieferleistungen), mit denen nicht der günstigste Bieter beauftragt wird, und Entscheidungen über die Aufhebung einer Ausschreibung werden von dem Bürgermeister/ der Bürgermeisterin bis zu einem Wert von 25.000,00 €, ansonsten vom zuständigen Fachausschuss getroffen.

Alle anderen Vergabeentscheidungen nach VOB, VOL und VOF werden von dem Bürgermeister/ der Bürgermeisterin getroffen. Der Beschluss ist zu aktualisieren

Zur Vergabeentscheidung des Fachausschusses, wenn nicht der günstigste Bieter beauftragt wird:

In der Regel wird eine Ausschreibung beendet, indem ein Bieter den Auftrag für das wirtschaftlichste Angebot erhält. Angebote werden anhand vorab festgelegter und gewichteter Zuschlagskriterien bewertet. Die Wirtschaftlichkeit bemisst sich am besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Der günstigste Preis ist nicht ausschlaggebend. Da die Zuschlagskriterien vor der Ausschreibung festgelegt werden, ist nachfolgend bei Zuschlagserteilung wenig Raum für eine Interpretation oder Einflussnahme. Insofern ist eine Entscheidung des Fachausschusses, wenn nicht der günstigste Bieter zum Zuge kommt, nicht zielführend, da diese dem Grunde nach mit Beginn der Ausschreibung getroffen wird.

Zur Vergabeentscheidung des Fachausschusses bei Aufhebung einer Ausschreibung

Vorgabe ist zunächst, das Verfahren zu retten. Wenn vor Ablauf der Angebotsfrist erkennbar ist, dass das Verfahren nicht zum gewünschten Ergebnis führt, ist die Verwaltung gehalten, durch Änderung der Leistungsverzeichnisse oder der Bedingungen und Verlängerung der Angebotsfrist, das Verfahren zu retten.

Ist keine Änderung möglich, gewünscht oder nicht erkennbar, ist die Möglichkeit der Aufhebung zu prüfen.

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Ausschreibung zu beenden (nähere Erläuterung siehe Anlage):

1. Die Ausschreibung wird aufgehoben, weil

a. kein Angebot eingegangen ist, das den Ausschreibungsbedingungen entspricht,

b. die Vergabeunterlagen grundlegend geändert werden müssen

c. kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde,

d. andere schwerwiegende Gründe bestehen.

2. Die Ausschreibung wird beendet (sonstige Beendigung).

Ob die Entscheidung des Fachausschusses geraten ist, hängt davon ab, ob es eine Alternative zur Aufhebung gibt, ein Ermessensspielraum besteht, oder die Entscheidung wichtig ist. Die Wichtigkeit kann durch eine Wertgrenze dokumentiert werden.

Zu 1a.  Es ist kein Angebot eingegangen, es gibt keine Alternative zur Aufhebung.

Zu 1b.  Bei grundlegender Änderung der Maßnahme ist der Fachausschuss zu informieren, in der Regel ist eine Auftragserteilung keine Option, da die Maßnahme nicht durchgeführt werden kann, oder eine Beauftragung zu hohen nicht kalkulierbaren Nachträgen führt. 

Zu 1 c.  Eine Auftragsvergabe trotz unwirtschaftlichem Ergebnis widerspricht dem Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung. Es besteht dennoch die Möglichkeit, die Notwendigkeit anders zu beurteilen und zusätzliche Mittel bereitzustellen.

Zu 1 d.  Es besteht die Möglichkeit z.B. finanzielle Engpässe der Stadt anders zu kompensieren, und eine Maßnahme dennoch durchzuführen.

Zu 2.  Sonstige Beendigungen können Schadenersatzansprüche begründen, eine Einbindung des Fachausschusses ist sinnvoll.

Generell wird über die Haushaltsplanung entschieden, ob und in welchem Umfang Maßnahmen durchgeführt werden. Nach neuer Dienstanweisung für die Vergabe sind ab 100.000 € in der Regel Baumaßnahmen oder Liefer- und Dienstleistungen öffentlich auszuschreiben. Die Maßnahmen erreichen damit eine vergaberechtliche Relevanz, die vorgenannte Vergabegrundsätze begründen.

keine

Erläuterung Aufhebung von Vergabeverfahren