Schulsekretär*in (w/m/d)
Der Schulverband Glückstadt liegt in der dynamisch wachsenden Metropolregion Hamburg und sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Schulsekretär*in (w/m/d)
da die Stelleninhaberin im Sommer in den Ruhestand tritt.
Ihr Einsatzort ist an der Elbschule Glückstadt (Gemeinschaftsschule) in welcher aktuell circa 400 Schüler*innen in den Klassenstufen 5 bis 10 unterrichtet werden. Zum Einzugsgebiet gehören die Städte Glückstadt und Krempe mit Umlandgemeinden.
Sie unterstützen die Schulleitung bei der Organisation und Sicherstellung des regelmäßigen Schulablaufes. Insbesondere sind Ihre Hauptaufgaben:
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
- Pflege der Schüler- und Lehrerdatenbank sowie der Schüler- und Lehrerakten
- Mitwirkung bei Ein-, Um- und Ausschulungen
- Mitwirkung bei Öffentlichkeitsarbeit und Präsentation der Schule
- Erledigen von Postein- und Postausgang sowie die Telefonkorrespondenz
- Selbstständiges Erstellen von Anschreiben, Meldungen, Übersichten, Statistiken sowie die Verwaltung von Schriftgut und Vordrucken
- Bedarfsermittlung und Bestellung von Büromaterial sowie die Bestellung von Lehr- und Lernmitteln
- Bearbeitung von Abwesenheitsmeldungen sowie Ausstellen von Bescheinigungen und Formularen
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Elternbeiratswahlen und Berufsberaterterminen
- Vorarbeiten zu Abschlussprüfungen, Zeugnissen und Beglaubigungen
- Angelegenheiten der Schülerbeförderung
- Enge Zusammenarbeit mit den pädagogischen Fachkräften
- Verwaltung des Schulbudgets im Haushaltsverfahren
An der Organisation des offenen Ganztages sind Sie mit folgenden Aufgaben betraut:
- Mitarbeit bei Bildung von Kurs- und Betreuungsangeboten,
- Ermittlung des Bedarfs „Raumplanung“ zum Erstellen des Kursheftes
- Zusammenarbeit mit Kursleitungen
- An- und Abmeldeverfahren für die Kurse sowie Erstellen und Führen von Teilnehmerlisten
- Entgegennahme und Weiterleitung von Bildungs- und Teilhabegutscheinen
Zur Erfüllung der Aufgaben bringen Sie eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Ausbildung mit und verfügen über Grundkenntnisse und Erfahrungen bezüglich der Verwaltungsstrukturen und – abläufe.
In Ihrer täglichen Arbeit sind eine ausgeprägte Serviceorientierung, eine gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit gepaart mit interkultureller Kompetenz gefordert.
Sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise sind unabdingbar.
Ihr Arbeitsplatz ist PC-unterstützt, somit sind allgemeine EDV-Kenntnisse, mindestens der gängigen Office-Produkte, Ihrerseits erforderlich.
Darüber hinaus schätzen Sie sich als team-, konfliktfähig und belastbar ein und identifizieren sich mit der Stadt und der Schule sowie deren Corporate-Identity.
Es handelt sich um eine Teilzeitbeschäftigung auf derzeit 30 Stunden und 18 Minuten Wochenstundenbasis. Da das Sekretariat in den Schulferien jedoch bis auf wenige Tage grundsätzlich nicht besetzt ist, ist ein Stundenguthaben aufzubauen, um in diesen Zeiten Stundenausgleich zu nehmen. Die tatsächliche Arbeitszeit pro Woche wäre folglich geringfügig höher.
Wir bieten Ihnen:
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis im öffentlichen Dienst,
- eine Teilzeitbeschäftigung auf derzeitiger Basis von 30 Stunden und 18 Minuten, die Arbeitszeiten richten sich in der Regel nach dem Schulbetrieb,
- leistungsgerechte Vergütung nach TVöD-VKA unter Berücksichtigung der persönlichen und fachlichen Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 5,
- die Möglichkeit zur qualifizierenden Fort- und Weiterbildung,
- eine bewegte und verantwortungsvolle Tätigkeit,
- eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung,
Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Ausbildungs- und vollständige Tätigkeitsnachweise sowie Zeugnisse und aussagekräftige Beurteilungen) reichen Sie bitte bis zum 02. April 2023 über das Bewerbungsportal online ein.
Für Auskünfte steht Ihnen Frau Krack unter der Telefonnummer 04124 / 930 212 oder unter der E-Mail-Adresse F.Krack@glueckstadt.de zur Verfügung.
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen nicht gesondert bestätigen und Bewerbungsunterlagen nicht zurücksenden. Ferner werden wir diese nach Abschluss des Verfahrens unwiderruflich vernichten. Bewerbungskosten werden von der Stadt Glückstadt nicht erstattet.
Die Stadt Glückstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen (m/w/d) werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt berücksichtigt.
Es besteht ein Frauenförderplan. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Berufsunterbrechungen aufgrund familiärer Tätigkeiten werden grundsätzlich nicht nachteilig berücksichtigt. Ausdrücklich weisen wir darauf hin, dass Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten erwünscht sind.
Bewerbungsfrist: 02. April 2023